Tips voor betere communicatie op kantoor

• Geplaatst op 23 Juni 2020
• 0

Niks belangrijker dan communicatie! En daarom hebben wij voor jou tips verzameld om de communicatie op kantoor te verbeteren.

Communiceren. We doen het allemaal. Verbaal en non-verbaal zijn we de hele dag druk bezig met communiceren en daarmee overbrengen wat we bedoelen. Maar vaak zien we toch dat dit misgaat. Een miscommunicatie zit in een kleine hoek en het blijkt dat we vaak minder duidelijk zijn dan dat we zelf dachten. Natuurlijk niet heel gek aangezien elk brein anders werkt. 
Maar juist om ervoor te zorgen dat je beter kunt overbrengen wat belangrijk is hebben wij een aantal tips voor je verzameld. 

Duidelijk & kloppend
Bij vrijwel elke vorm van communicatie begin je met de kwaliteit van de communicatie. Hiermee bedoelen we dat wat je gaat overbrengen duidelijk is. Zorg ervoor dat er zo min mogelijk ruis komt op je boodschap en je zeker weet dat de lijn van je boodschap goed te volgen is. Je kunt dit vergemakkelijken door je boodschap in een ander perspectief te brengen. Zouden je ouders of bijvoorbeeld een vriend uit een ander werkveld het ook begrijpen?
Daarnaast moet de informatie kloppen. Dit klinkt als een open deur maar de informatie moet ook meteen kloppen. Hoe vaker je boodschap moet corrigeren, hoe onduidelijker deze wordt. Ga daarom niet te snel van start en onthoudt dat het ook oké is om te communiceren dat je iets niet weet. Liever duidelijkheid die later komt dan helemaal geen duidelijkheid door telkens te corrigeren. 

Non-verbale communicatie 
Zoals we allemaal weten is non-verbale communicatie een belangrijk onderdeel van het communiceren. Overigens is er al jaren discussie over hoe belangrijk dit precies is waarbij de meningen verschillen tussen de 60%-95%. Wat we in ieder geval weten is dat het een aandeel is wat we niet moeten negeren. Daarom is het goed om te letten op hoe je overkomt.

Presentaties
Bij het geven van een presentatie is het bijvoorbeeld belangrijk dat je zelfvertrouwen uitstraalt. Dit kun je doen door te letten op je houding. Sta rechtop en let hiervoor op je ademhaling. Daarnaast is het effectief om goed oogcontact te maken met mensen. Het is bewezen dat mensen die goed weten waar ze het over hebben dit vaak doen. 

Persoonlijk gesprek
Bij persoonlijke gesprekken is een actieve houding altijd belangrijk. Dit betekent dat je het bovenlichaam niet verbergt achter bijvoorbeeld een kladblok of je armen. Ligt buigen naar je gesprekspartner zegt vaak dat je interesse hebt in wat er door de ander wordt gezegd. Maar let hierbij natuurlijk wel op de persoonlijke ruimte van de ander. 

Online gesprekken
Met de recente toename van online communicatie is het belangrijk om ook na te denken over non-verbale communicatie via het digitale kanaal. Bijvoorbeeld bij een online meeting waarbij je collega's je goed kunnen zien. Het is erg verleidelijk om gaande het gesprek onderuit te zakken. Maar zoals je zelf waarschijnlijk wel weet is dit niet aan te raden. Het geeft een ongeïnteresseerd signaal en is niet bevorderlijk voor de samenwerking. Check dan ook via het scherm regelmatig hoe je overkomt. Je hoeft trouwens niet met een stalen blik op je pc te blijven focussen.  Het is logisch dat je blik soms door het kantoor gaat of even is afgeleid. Als je maar een natuurlijke interesse houding hebt. 

Reflectie
Reflecteren op je eigen communicatiestijl is altijd nuttig. Denk aan een collega waarbij je de communicatiestijl duidelijk vind. Schrijf op welke elementen je fijn vindt. Bijvoorbeeld een rustige stem, of een hele duidelijke boodschap zonder randvoorwaarden. Zet al deze punten op een rij en kijk kritisch welke punten jij ook toepast. Op basis hiervan kun je een lijstje opstellen met zaken die je zelf graag zou verbeteren.

Hou er wel rekening mee dat elk persoon anders is! Vergeet je eigen stijl niet en probeer een ander niet te kopiëren. Probeer je eigen talenten samen te voegen met goede communicatie eigenschappen van iemand anders.