Eerst even terug naar het begin. De werkkostenregeling is in het leven geroepen om de oude regelingen rondom vergoedingen te vervangen. Waar werkgevers voorheen aanspraak maakten op allerlei losse en verwarrende regelingen met betrekking tot vergoedingen, is er nu één duidelijke regel: de werkkostenregeling. Dit houdt in dat er een vrije ruimte is om werknemers extra’s te geven zonder hier direct belasting over te betalen.
Per 2024 bedraagt de vrije ruimte maximaal 1,92% van het fiscale loon tot een loonsom van €400.000. Voor het loon boven deze grens geldt een percentage van 1,18%. Dit betekent dat je als werkgever een deel van het loon kunt gebruiken om je werknemers iets extra’s te geven, zonder dat hier loonheffing over betaald hoeft te worden.
De totale loonsom van bedrijf A is €750.000. Dit komt uit op de volgende vrije ruimte:
€400.000 x 1,92% = €7680,-
€350.000 x 1,18% = €4130,-
Totale vrije ruimte waarover geen loonheffing betaald hoeft te worden: €11.810,-
In het voorbeeld hierboven mag bedrijf A tot €11.810,- uitgeven aan extra’s voor personeel zonder loonheffing te betalen. Er zijn echter een aantal zaken die door de overheid vrijgesteld zijn van loonheffing én die geen vrije ruimte innemen. Dit worden de gerichte vrijstellingen genoemd. Denk hierbij aan koffie en thee op de werkvloer, reiskostenvergoedingen, tijdelijk verblijf in een hotel, of werkkleding. De waarde van deze zaken is vaak nihil of standaard binnen een bedrijf.
Er zijn talloze voorbeelden van zaken die onder de werkkostenregeling vallen. Een sportabonnement om fit te blijven, een ergonomisch bureau, kerstpakketten en verjaardagscadeaus zijn bekende voorbeelden. Of iets onder de werkkostenregeling valt, wordt beoordeeld aan de hand van de gebruikelijkheidstoets. Hierbij wordt gekeken of de situatie niet meer dan 30% afwijkt van wat normaal is.
De werkgever schenkt een elektrische fiets aan de werknemer voor woon-werkverkeer. De fiets kan ook privé gebruikt worden door de medewerker. Wanneer deze fiets een waarde van €1000,- heeft, valt dit onder de werkkostenregeling omdat dit niet meer dan 30% afwijkt van wat normaal is. Schenkt de werkgever een fiets van €10.000,-, dan valt dit door de grotere afwijking niet onder de werkkostenregeling en zal er loonheffing worden geheven.
Een populaire beloning voor medewerkers is een personeelsfeest. De regels hiervoor zijn net iets anders. Wordt het feest op eigen locatie gehouden, zoals op kantoor? Dan is het vrijgesteld van loonheffing en neemt het geen vrije ruimte in. In dit geval geldt het feest als een gerichte vrijstelling. Wanneer het feest op een externe locatie plaatsvindt, moet hier loonheffing over betaald worden. Het kiezen van de juiste locatie kan dus veel invloed hebben op de te betalen loonheffing van het jaar.
Terug naar blogoverzicht
